Ken je dat programma “goochelaars ontmaskerd”? Met opperste verbazing zat ik te kijken naar de meest fantastische capriolen, om vervolgens met nog grotere ogen te kijken naar het konijn dat uit de hoge hoed kwam. Zo gaat dat ook met evenementen. Voor degene die aanwezig is, lijkt het allemaal glitter & glamour, maar het is keihard werken. Hoe komt dat konijn nu uit die hoge hoed? Onderstaand tipjes van de sluier om tot een  succesvol evenement te komen waarover nog lang wordt gesproken. Want “spread the word” is de beste reclame die je kunt hebben.

Luister en vraag door    

Het allerbelangrijkste is om goed te luisteren naar je opdrachtgever. Vraag naar de achtergrond van het idee. Wat is de doelstelling en het beschikbare budget? Hoe ziet de doelgroep eruit? Als het niet duidelijk genoeg is vraag door. Praat met stakeholders. Beter te veel gevraagd dan met een concept komen dat volledig de plank misslaat.

Adviseer en overtuig

Als je eenmaal weet wat de wensen zijn en het beschikbare budget bekend is, kom dan met een passend voorstel. Probeer altijd de verwachting te overtreffen zonder de doelstelling uit het oog te verliezen. Leg in het voorstel uit waarom je gekozen hebt voor deze opzet en sta achter je eigen idee. Alleen dan kun je overtuigen.

Budgetteer en schaal bij

Het eerste waar de opdrachtgever naar kijkt is: “wat gaat het me kosten?”. Tegenwoordig moet je creatief zijn met weinig geld. Ziet het er naar uit dat je over je beschikbare budget heengaat, overleg dan met de opdrachtgever. Wordt het onmogelijke verlangd, zal dat ook een paar centen kosten. Voor niets gaat de zon op. Ik maak er een soort van sport van om op of liever nog ónder budget te blijven.

Rapporteer

Nadat het voorstel is geaccordeerd dien je er goed aan om te blijven rapporteren. Wat zijn de vervolgstappen? Hoe verlopen de aan- en afmeldingen? Blijf je binnen budget? Werkt iedereen mee? Hou de opdrachtgever op de hoogte van je vorderingen. Dat voorkomt nare verrassingen achteraf. Indien CRM tot je beschikking staat hou je daar je vorderingen bij. Geen CRM? Niet getreurd: Excel en Word staan altijd tot je beschikking.

Socialiseer

In deze tijd is het haast ondenkbaar om een evenement te organiseren, waarbij géén gebruik van een of meerdere sociale media wordt gemaakt. Zorg voor een goede #hashtag, maak die bekend en post relevante berichten, zowel in de aanloop, tijdens en ook ná het evenement. Zorg dat je volgers ook posten. Nodig hen daar toe uit.

Communiceer en informeer

Om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen doe je er verstandig aan om met iedereen te praten.  Informeer duidelijk alle betrokken partijen; zowel in- als extern. Zonder goede briefing doet niemand wat jij voor ogen hebt. Maak hen enthousiast.

Improviseer

Alles is onder controle. Check, check en dubbel check. Er kan niets meer misgaan. Helaas, ik kan me geen evenement herinneren waarbij ik niet zonder klotsende oksels heb rondgelopen. Sprekers die te laat komen, zalen die niet op orde zijn, of de techniek laat het afweten. Dan is het de kunst van de meester om met een glimlach van oor tot oor te improviseren en er voor te zorgen dat niemand van de aanwezigen de stress doorheeft. Het gebruik van een goede deo is daarbij het halve werk..

Analyseer en adviseer

En dan lig je met je pijnlijke voeten op tafel en geniet je nog na van het evenement. Drie maanden van voorbereidingen hebben geleid tot een succesvolle bijeenkomst. Maar nu ben je nog niet klaar. Daags na het evenement verstuur je de, vooraf gemaakte, survey en maak je voor de opdrachtgever met behulp van alle informatie een duidelijke analyse. Hierin staan in cijfers en percentages de doelstellingen verwoord. Show, no-show, afmeldingen, kosten, wat ging er goed en wat niet en adviseer wat de verbeterpunten zijn.