De nieuwe privacywet is een uitdaging voor event-organisatoren. Wat mag wel en wat mag niet?

De Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG oftewel GDPR) is vanaf eind mei 2018 van toepassing. Daarna moeten genodigden en deelnemers aan events kunnen zien welke gegevens over hen bijgehouden zijn en met welk doel, zeker wanneer er aan lead-generatie gedaan wordt. Toestemming heb je niet altijd apart nodig, als gegevensverwerking bijvoorbeeld vereist is voor het uitvoeren van een overeenkomst of past bij een gerechtvaardigd belang.

Toestemming?

Toestemming is wel nodig voor bijzonder gebruik van persoonsgegevens. Ook het filmen en fotograferen van deelnemers is privacy-gevoelig. En wil je na afloop een bedankje sturen of een link naar powerpoints en videoverslagen? De deelnemer opnemen in het mailbestand van een nieuwsbrief? Maak het onderdeel van de overeenkomst bij inschrijving of vraag toestemming bij registratie. Dat geldt ook voor het gebruik van persoonsgegevens door sponsors.

Het toestemmingsgedoe wordt waarschijnlijk opgelost met een opt-in formulier waar verschillende opties aangevinkt kunnen worden. Interessant is om te zien wat er met videoverslagen en fotoreportages gebeurt. Een beeldverslag van een evenement is bijna onmogelijk als elke zichtbare persoon apart toestemming moet geven. Wellicht is dat zo’n uitzondering met het excuus van ‘gerechtvaardigd belang’ maar het is wel aan te raden om vooraf te melden dat er een fotoreportage of videoverslag gemaakt wordt. Net zoals een winkel aangeeft dat er cameratoezicht plaatsvindt.

Uitleg loopt uiteen

Jurist Charlotte Meindersma beantwoordt de vijf meest gestelde vragen op Frankwatching. Ze wijst erop dat persoonsgegevens verzameld mogen worden als voldaan wordt aan één van zes grondslagen. Zij stelt bovendien dat een overhandigd visitekaartje ook een vorm van instemming tot contact is. Maar geen excuus voor stalking.

De visie van de DDMA is te vinden bij Marketingfacts. 

Ook bij Splend een goede uitleg (met link naar whitepaper).

De Fabrique heeft een overzicht gemaakt:
* privacy voor het evenement
* privacy tijdens het evenement
* privacy na het evenement