In 2015 heb ik deze titel ook al gebruikt en nu gebruik ik hem weer.
In dit blog neem ik je wederom mee hoe je als eventmarketeer heel snel moet kunnen schakelen en improviseren.
Mijn klant vroeg in april of ik voor hem een korte trip in augustus ergens in Europa kon organiseren voor een groep van 20 jong volwassenen, waarbij de nadruk op LOL moest liggen. Dat was kort dag, maar we hebben wel vaker voor hetere vuren gestaan. Saillant detail is dat deze klant jaren geleden als deelnemer, bij andere door mij geregelde groepsreizen, is meegeweest. Dit vertrouwen in mij heb ik als een groot compliment opgevat.
Vluchten en hotel in Spanje werden in een zogenaamd pakketreis bij mijn vaste reisagent geregeld en alle activiteiten met een lokale DMC. Overigens niet zomaar eentje. Met https://www.abreuevents.com had ik al een aantal keren eerder, tot zeer grote tevredenheid, mee samengewerkt. Dus ik ben bekend met hun prettige manier van werken en de betrouwbaarheid. Het hele programma voor 3 dagen was binnen een maand in kannen en kruiken. Goede restaurants, leuke activiteiten en genoeg tijd om te relaxen.
Een dag vóór vertrek had ik net alle deelnemers ingecheckt en hen de boardingpassen toegestuurd, toen ik die ochtend de melding kreeg dat de terugvlucht (3 dagen later) was geannuleerd (wegens een technisch mankement 😳). Vanaf dat moment moest er razendsnel geschakeld worden. Voordat ik de klant hierover besloot te informeren, wilde ik namelijk eerst alle mogelijke opties voor de terugvlucht op een rij hebben, zodat de klant een keuze kon maken. Eén van de keuzes was, langer blijven (m.a.w. een terugvlucht 2 dagen later dan gepland) en dan zou de luchtvaartmaatschappij ook die extra (2) hotelovernachtingen betalen. Klinkt logisch, want de luchtvaartmaatschappij annuleerde de vlucht. Klant besloot van die optie gebruik te maken, maar toen begon het getrut pas echt.
Toen men erachter kwam dat de groep in een niet al te goedkoop (maar ook niet peperduur) hotel overnachtte, trok men de beroemde keutel in. “zo werkt het niet in de reiswereld”, werd mij medegedeeld. Zo werkt het wél in mijn wereld en de luchtvaartmaatschappij mocht nog blij zijn, dat gederfde inkomsten, lunches, diners etc. niet werden voorgelegd. Die beslissing had klant in kwestie in de tussentijd al genomen.
Na een aantal uren telefonisch over en weer verhit overleg, kon de reis doorgaan, waarbij uiteindelijk de extra hotelkosten niet voor rekening van mijn klant kwamen. Maar toen moesten alle deelnemers nog worden geïnformeerd en een aanvullend programma in elkaar worden gezet. En dan ben je dus blij met een DMC als Abreu. Binnen een aantal uur hadden zij een eerste opzet voor me, inclusief goede restaurants/activiteiten en alle bijkomende transfers. Over snel schakelen en improviseren gesproken. Diepe buiging voor Hortensia Dias, die dit voor elkaar kreeg. Ik kan het niet vaak genoeg zeggen: je leverancier is je BFF. De 2 dagen waren natuurlijk duurder dan begroot, maar als ik de beelden mag geloven, dan waren ze het dubbel en dwars waard. En LOL hadden ze.
.