Laat ik er mee beginnen, dat ik veel ben (vooraf figuurlijk), maar ik ben zeker niet fotogeniek. Er zijn zelfs professionele fotografen die de moed hebben opgegeven. En dat is echt niet gelogen.

Dat is een van de redenen dat je mij niet gauw een foto van mezelf ziet posten. Zoals vrienden na een zoveelste “fotoshoot” zeggen: je bent in het echie veel leuker. (gelukkig maar).

En toch, toch zijn er momenten dat ik met foto’s (van mezelf) heel blij ben. Omdat ze het beeld weergeven van een situatie, een gevoel, een herinnering, en nog zo veel meer.

Het belang van een goede foto-/videograaf is belangrijk voor je evenement. Hij/zij moet de sfeer weten vast te leggen, waardoor er bij het zien van de foto/video meteen iets ontstaat van: ‘daar had ik ook bij willen zijn/volgende keer ben ik er ook bij’.

Want vaak zijn beelden zoveel meerzeggend dan woorden. Met de mensen waarmee ik  bijvoorbeeld op onderstaande foto sta, heb ik een bijzondere band. Met name een fantastische samenwerking. En die is goud. Die komt overigens niet aanwaaien. Daar moet je wel wat voor doen. Niet alleen je aan gemaakte afspraken houden, maar ook je kwetsbaarheid en je loyaliteit tonen. Daar ontstaat wederzijds vertrouwen door. En het bijzondere aan alle 3 deze foto’s is, is dat alleen degenen die op de foto staan weten waarom dit zo’n belangrijk/leuk moment voor mij was. En dát gaan we ook zo houden.

De foto’s zijn genomen m.b.v. een fotobooth van de Event-vrienden, tijdens een door mij georganiseerd evenement. En het leuke is dat je de printjes helemaal met je eigen beeld/logo kunt laten afdrukken. Iets met: altijd commercieel blijven.

Al jaar en dag werk ik met een checklist. Heel erg old fashion: in excel en tijdens het door mij georganiseerde event heb ik dát document ook nog eens in hardcopy (zooooo 2001) bij me. Uitgeprint, jazeker. En natuurlijk staat het document ook digitaal op mijn telefoon (omdat je nooit weet hoe een koe een haas vangt/dit stuk papier ook zo maar kwijt kan raken).

In dit bestand staat alles, maar dan ook alles en uiteraard in chronologische volgorde: van tijdstip per minuut, wie waar verantwoordelijk voor is en alle belangrijke telefoonnummers die op het betreffende evenement van toepassing zijn.

In 2021 ging het alleen even anders. We zaten nog in de Coronacrisis. En mochten niet naar het buitenland, maar gelukkig wel weer events (buiten) organiseren. Voor een van mijn trouwste klanten mocht ik voor een groep van 30 personen, 3 dagen binnen Nederland organiseren. We zouden o.a. gaan racen op Zandvoort en skiën in Limburg. Dus er was best e.e.a. te regelen.

We vertrokken met de bus vanuit Utrecht, want daar zou de reis 3 dagen later ook weer eindigen en op die manier konden alle auto’s op het eigen parkeerterrein van de klant (bewaakt) blijven staan. Eenmaal aangekomen op het circuit, hadden we een uitgebreide lunch en had ik alle toegewezen medewerkers van het circuit, een korte briefing gegeven. Het was een prachtige, zonnige dag. Zo eentje uit de boeken: geen wind, goede temperatuur en droog. Het hele circuit was al opgetuigd, want een week later zou Max Verstappen voor het eerst in Nederland op dit circuit rijden. Alles stond paraat (hierover later meer).

Na de lunch vertrokken we in groepjes naar verschillende onderdelen van het circuit, waaronder zelf racen en een slipcursus. Ik ging met de groep van de slipcursus mee. En het enige wat ik me daar nog van herinner is dat we bij een hekje aankwamen en ik dat hekje alleen maar heel klein heb zien worden.

Lang verhaal kort: ik ben daar ter plaatse gereanimeerd. Door 3 omstanders (mijn redders) en door het ambulancepersoneel, want dat stond paraat. Na 2 schokken van de AED, werd ik weer wakker. Het was mijn tijd gewoon nog niet.

Per ambulance afgevoerd (niet eens met sirene) en ik loop sinds dat jaar met een ingebouwde AED rond. Betere bescherming is er niet. Mij kan niets meer (m.b.t. het hart) gebeuren. Jammer van de bijvangst: aneurysma in de buik, maar ook die wordt binnenkort verholpen.

Zoals eerder gezegd: ambulance was gelijk ter plaatse. Van het circuit kreeg ik bij thuiskomst een prachtig boeket met de tekst: “Dank voor het testen. We weten nu zeker dat alles en iedereen volgende week tijdens de races paraat staan.” Ze kennen me en wisten dat ik hier goed om zou kunnen lachen.

Terug naar het belang van de checklist. Deze zat samen met andere waardevolle spullen in mijn (inmiddels versleten, maar niet te vervangen, want Karma) eventtas. Die waardevolle spullen waren niet alleen van mij, maar ook deelnemers waaronder mijn opdrachtgever, had zijn mobiel, pasjes en sleutels (zoals altijd) bij mij in bewaring gegeven.

Doordat er ook politie bij te pas kwam, mocht niemand mijn tas hebben. Toen mijn opdrachtgever aangaf dat hij mij echt heel goed kent (zie zijn spullen), kreeg hij mijn tas en dus dé checklist. Want het event ging gewoon door, ik leefde weer, dus niets aan de hand. En precies wat ik zou hebben gewild. M.b.v. mijn, uitgeprinte, checklist wist hij precies wanneer hij met de groep waar moest zijn. Eind goed al goed.

Waarom bad practices beter zijn dan best practices. Ik schreef er al een eerder blog over: https://mirjamlederwerg.com/2023/04/17/van-best-practices-naar-bad-practices/

En omdat ik nog steeds vind dat je van fouten kunt leren, hier mijn laatste bad practice, waarvan ik hoop dat dit niemand ooit nog overkomt.

Een echte beginnersfout heb ik begaan. Ik zeg altijd tegen (nieuwe) klanten bij de start van een meerdaags buitenlands evenement “zorg dat je eerst tickets en overnachtingen hebt, voordat je de rest van je programma samenstelt”. De basis op orde heet dat.

Wat wil het geval. Rond kerst vorig jaar kwam ik er op pijnlijke wijze achter dat ik uitgerekend DIE spelregel niet had nageleefd. Mijn hele programma stond al vast, inclusief overnachtingen. Betaald en wel. Maar toen mij gevraagd werd om één van de tickets te wijzigen i.v.m. langer verblijf, wist mijn boekingskantoor mij te vertellen dat ik helemaal geen tickets had geboekt. Geen, nul, nada niets, noppes.

De schrik sloeg mij om mijn hart. HOE DAN? Waar was dit mis gegaan? Uiteindelijk bleek dat ik wel de 20 benodigde tickets had aangevraagd, maar nooit had vastgelegd. Niemand, het boekingskantoor en ook de bewuste airline had nooit meer naar mijn aanvraag/optie  gevraagd. Mind you: het is en blijft MIJN fout.

Dus hoe nu verder: binnen 2 maanden zou de reis plaatsvinden. Echt alles, maar dan ook ALLES geprobeerd om de benodigde 20 tickets nog te verkrijgen. Maar de airline in kwestie was niet bepaald flexibel. Wilde niet doorgeven hoeveel tickets er nog beschikbaar waren, laat staan een groepsboeking maken. Wel boden ze een ticket met overstap aan. Wat ik volgens hen ook kon proberen om als particulier tickets te boeken en dan moest je maar hopen dat er nog voldoende stoelen beschikbaar waren. Want dat wilde men niet kwijt.

Na een paar slapeloze nachten heb ook mijn contact ter plaatse benaderd met de boodschap: “stel we komen niet, want IK heb een enorme fout gemaakt, wat gebeurt er dan”? Aangezien alles al betaald was en geen verzekering dit soort fouten dekt, was ik toch op zijn minst nerveus voor het antwoord.

Diezelfde dag ook mijn klant geappt met de vraag of ik hem na zijn eerste kopje koffie de volgende dag (zaterdag) kon bellen. Hij wist toen natuurlijk gelijk dat er iets niet goed moest zijn.

Op zaterdagochtend werd ik wakker en las mijn mail (ja ik lag nog in bed) dat mijn DMC op locatie alle toeleveranciers al had gebeld en hen uitgelegd had wat de situatie was. Het is daar 6 uur vroeger. Men was meer dan tolerant. Als ik maar zeker was dat we (zelfs later in het jaar) zouden komen, zouden er geen annuleringskosten worden berekend.

Dat was een enorme opluchting en kon ik dat tijdens mijn telefoongesprek met mijn klant dan ook doorgeven. Dat telefoongesprek vond in de loop van de ochtend plaats en ik vertelde met klotsende oksels wat de situatie was én de eventuele oplossingen.

En dat laatste was mijn “redding”. In plaats van te zeggen: “en Mir wat wil je dat ik nu doe”, en mij (terecht) enorme verwijten te maken, werden er meteen spijkers met koppen geslagen en werd er gekozen om de particuliere tickets te boeken in de hoop dat er nog voldoende beschikbaar waren. En dát waren ze: eind goed al goed. De reis ging door, maar wel met tickets die niet alleen een stuk duurder waren, maar ook niet meer wijzigbaar en niet toestonden veel kilo’s mee te nemen, Maar de reis kon doorgaan!

Toegeven dat je iets heel doms gedaan hebt is 1, zorgen voor oplossingen is 2 en een klant als dit is onbetaalbaar! 

Aangezien ik benieuwd was hoe Open AI over event marketeers denkt heb ik het gevraagd: de uitkomst onderschrijf ik volledig

You

Wat doet een eventmarketeer?

ChatGPT

Een eventmarketeer is verantwoordelijk voor het plannen, organiseren en promoten van evenementen met als doel het bereiken van specifieke marketingdoelstellingen. Het werk van een eventmarketeer omvat verschillende taken en verantwoordelijkheden, waaronder:

1. Strategische planning: Eventmarketeers ontwikkelen een strategie voor evenementen die aansluit bij de overkoepelende marketingdoelen van een bedrijf. Ze bepalen het doel van het evenement, de doelgroep, het budget en de gewenste resultaten.
2. Evenementorganisatie: Dit omvat het regelen van alle aspecten van een evenement, zoals locatie, catering, logistiek, entertainment en technische ondersteuning. Eventmarketeers werken nauw samen met leveranciers en partners om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt.
3. Promotie en marketing: Eventmarketeers zijn verantwoordelijk voor het creëren van bewustzijn rondom het evenement. Dit omvat het ontwikkelen van promotiemateriaal, zoals uitnodigingen, posters, en digitale content. Ze gebruiken ook diverse marketingkanalen, zoals sociale media, e-mailmarketing en traditionele media, om het evenement te promoten.
4. Doelgroepbetrokkenheid: Het aantrekken en betrekken van de doelgroep is een essentieel onderdeel van eventmarketing. Dit kan onder andere inhouden dat ze sociale media gebruiken om interactie te stimuleren, enquêtes uitvoeren om de verwachtingen te begrijpen en speciale incentives aanbieden om deelname aan het evenement te vergroten.
5. Metings- en analyseactiviteiten: Na het evenement analyseren eventmarketeers het succes aan de hand van vooraf bepaalde doelstellingen. Ze gebruiken feedback van deelnemers, registratieaantallen, sociale media-analyse en andere meetinstrumenten om de effectiviteit van het evenement te evalueren.

Het werk van een eventmarketeer vereist vaardigheden op het gebied van projectmanagement, communicatie, creativiteit en strategisch denken. Door succesvolle evenementen te organiseren, kunnen ze bijdragen aan het vergroten van de merkbekendheid, het aantrekken van nieuwe klanten, het bevorderen van klantenbinding en het genereren van leads voor een bedrijf.

We schrijven woensdag 22 oktober 2014. Voor de één een gewone werkdag, voor de ander een dag om met de kids door te brengen vanwege de herfstvakantie, maar voor mij géén gewone woensdag. Ik lanceer mijn eigen website! Lees verder →